Como aplicar o método GTD para zerar a caixa de entrada do e-mail

Uma caixa de e-mails pode misturar pedidos do gestor, avisos do RH, documentos enviados, convites para reuniões, mensagens de clientes e conversas que não exigem nenhuma ação. Até por isso algumas pessoas a utilizam como uma espécie de lembrete do que precisa ser feito. Enquanto uma tarefa não for realizada, ela fica aparecendo como mensagem não lida.

O problema é que os e-mails nunca param de chegar, trazendo novas demandas e empurrando as mais antigas para baixo. Assim fica mais fácil se perder em meio às mensagens e deixar prazos importantes passar. O método GTD propõe outro caminho. Nele, a ideia é criar um sistema no qual cada e-mail tenha um destino definido.

A lógica por trás do método GTD

GTD é a sigla para Getting Things Done, um método apresentado por David Allen no início dos anos 2000. A proposta parte da ideia de que informações e lembretes podem ser organizados em recursos externos, em vez de depender apenas da memória.

A primeira etapa do GTD, também conhecida como metodologia de gestão do tempo, é capturar o que chama a atenção. A segunda é processar essa informação e decidir se exige alguma ação. O e-mail entra nessa lógica. Uma mensagem pode ser excluída, arquivada, respondida, delegada ou transformada em uma tarefa para outro momento.

As vantagens, portanto, são você ter mais clareza do que e quando precisa ser feito e não se perder em meio às trocas de mensagem do dia a dia.

Como aplicar o método GTD para zerar a caixa de entrada do e-mail

1. Defina quando você vai organizar a caixa de e-mail

O primeiro passo é separar o ato de receber novos e-mails do ato de processá-los. As notificações podem interromper tarefas que exigem concentração. Um experimento publicado no Pubmed, tradicional site científico de medicina, em 2023, observou que reduzir interrupções causadas por notificações de aplicativos esteve associado a melhor desempenho e menor tensão psicológica durante o trabalho.

Para isso, você precisa definir em quais momentos do dia vai checar seu e-mail para ver se tem mensagens novas. A frequência de consulta depende da sua função. Uma pessoa que atende clientes por e-mail pode precisar acompanhar a caixa de entrada com mais frequência do que alguém que passa boa parte do dia em reuniões.

O ponto, então, é evitar que cada mensagem recebida paralise suas demandas ao trazer uma nova tarefa a ser feita. Você pode escolher dois ou três períodos por dia para checar o e-mail. Também pode abrir exceções para mensagens que precisem de resposta em um prazo determinado.

2. Dê um destino para cada mensagem

Aqui é o coração do GTD. Um e-mail geralmente tem um dos seguintes caminhos:

• Excluir quando não há necessidade de mantê-lo.
• Arquivar quando serve apenas como registro.
• Responder quando a ação pode ser concluída naquele momento.
• Delegar quando outra pessoa precisa assumir a demanda.
• Transformar em tarefa quando o trabalho exige mais tempo ou preparação.
• Aguardar quando a próxima ação depende de outra pessoa.

O princípio do GTD é definir a próxima ação. Quando você for organizar a caixa de entrada, já defina o que vai fazer com cada e-mail levando em consideração as possibilidades acima.

Por exemplo, tarefas mais rápidas podem ser resolvidas na hora, enquanto uma mensagem que diz que “preciso dos dados de abril até amanhã” indica que é necessário transformá-la em tarefa (e priorizá-la) logo depois.

3. Use a regra dos dois minutos

A regra dos dois minutos é uma das partes mais conhecidas do GTD. A orientação de David Allen para aplicá-la é executar uma ação que pode ser concluída em até dois minutos assim que for percebida. A lógica é evitar que uma tarefa mais rápida se transforme em uma bola de neve ao precisar ser registrada, acompanhada e revisitada.

Responder um e-mail para confirmar um horário pode entrar nessa categoria. O mesmo vale para o envio de um arquivo que já está pronto e só precisa ser anexado.

A norma não significa, entretanto, que toda tarefa que pareça ser rápida deve ser feita naquele momento. O contexto também importa. Se você estiver em uma atividade que exige concentração, vale o bom senso para decidir se é melhor interromper o que está fazendo ou deixar para depois, quando a atividade principal estiver finalizada.

4. O que fazer com mensagens que exigem mais tempo

A principal vantagem de aplicar o GTD para organizar a caixa de e-mail é avaliar todas as mensagens recebidas antes de iniciar uma tarefa. Um dos principais erros, portanto, está em tratar um e-mail que vai exigir uma hora de trabalho como se fosse algo que precisasse ser resolvido durante a triagem.

Uma solicitação para preparar um relatório, por exemplo, pode requerer pesquisa, consulta a outros documentos ou conversa com outras pessoas. Essa demanda pode ser identificada como tarefa, registrada em uma plataforma externa, como o Trello, Monday ou até mesmo um caderno, e receber uma data ou um período para execução.

E se a caixa de entrada nunca tiver sido organizada?

Uma dificuldade que pode aparecer quando você decide aplicar o método GTD é se precisar organizar uma caixa de e-mail que está desarrumada há anos. Nesse caso, é mais produtivo definir uma data de corte e mover as demais mensagens para uma pasta separada. Assim, você não perde nenhum conteúdo que um dia possa ser necessário ao mesmo tempo em que coloca sua energia no que é prioritário.

FAQ – Perguntas e respostas sobre o método GTD para zerar o e-mail

Preciso deixar a caixa de entrada com zero mensagem?

A caixa de entrada zerada não é o objetivo principal. A vantagem da metodologia é criar o hábito de logo processar as mensagens e definir o destino de cada uma.

Preciso verificar o e-mail apenas duas vezes por dia?

Não. A frequência depende do trabalho. Algumas funções exigem acompanhamento frequente. Outras permitem períodos maiores sem consulta.

O que fazer com um e-mail que depende de outra pessoa?

A mensagem pode ser encaminhada para quem precisa agir e registrada em um sistema de acompanhamento, caso seja necessário verificar a resposta depois.

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